Người đi xây hệ thống

S3co.vn ~ Nội dung dưới đây là từ câu chuyện hoàn toàn có thật... 

 

Vào khoảng tháng 7/2013, đang trên chuyến xe từ Đà Nẵng về Sài gòn, 1 giọng nam bên kia đầu dây gọi cho tôi “Anh cần gặp em để trao đổi thêm về phần mềm”. Sau này tôi mới biết, anh chính là Khách hàng hiểu sâu sắc và cực kỳ nhiệt tình đối với phần mềm S3, hệ thống chúng tôi xây nên gần 2 năm nay.

Anh tầm 30 tuổi, dáng người không cao, không có vẻ gì của người làm kinh doanh. Thế nhưng chính anh lại đang xây dựng nên 1 chuổi các điểm kinh doanh lẻ quần áo, và hệ thống phân phối sỉ mặt hàng áo thun thời trang. Tính đến nay, anh đã mua rất nhiều gói phần mềm mà S3 cung cấp để phục vụ cho việc theo dõi và quản lý tại các điểm bán và kho hàng trên hệ thống.

Quá trình triển khai ban đầu khá vất vả vì có đôi chút không khớp giữa phần mềm S3 và cách vận hành hiện tại (lưu ý là S3 luôn tư vấn triển khai trước cho 1 hoặc 2 điểm kinh doanh để đảm bảo hệ thống chạy ổn định rồi hãy mở rộng ra các điểm khác và thời gian tinh chỉnh các thiết lập trên S3 cho những điểm bán còn lại cũng diễn ra rất nhanh).

Tuy nhiên, chỉ cần 1 số điều chỉnh về cách tạo mã hàng, uyển chuyển trong cách lọc báo cáo, mọi vấn đề ban đầu đã được giải quyết ổn thoả. Và hệ thống S3 vẫn đang vận hành trơn tru đến hôm nay. Trong những lần có dịp gặp nhau, anh chia sẻ những suy nghĩ của mình về phần mềm S3, về lý do vì sao anh chọn chúng tôi trong hơn 120 phần mềm anh đã xem qua (thật 100% nhé), cũng như về giá trị mà S3 mang lại trong quá trình anh xây nên hệ thống của mình.

Vốn là dân IT, nên chỉ sau 1 thời gian sử dụng, anh hiểu ngay quan điểm thiết kế của phần mềm S3. Anh cho biết S3 được thiết kế theo nguyên tắc Logic, còn đa số phần mềm hiện nay đều làm theo dạng mô-đun (module).

    

Ưu điểm của thiết kế theo dạng mô-đun là khi phát sinh lỗi, lập trình viên dễ dàng giới hạn khu vực bị lỗi và tiến hành sửa chữa. Còn với cách thiết kế theo logic, mỗi khi phát sinh lỗi, người lập trình phải tiến hành xác định nguyên nhân nằm ở đâu trong toàn bộ hệ thống, và việc sửa lỗi cũng không thể khắc phục ngay vì việc chạy mã (code) sửa lỗi có thể làm ảnh hưởng đến những phần còn lại trong hệ thống (thường thì sẽ có 1 bộ phận kiểm tra cục bộ trước khi tung ra bản cập nhật). 

Thiết kế theo mô-đun còn có 1 ưu điểm khác là có thể mở rộng và làm theo yêu cầu của khách hàng dễ dàng mà không sợ ảnh hưởng đến các mô-đun còn lại. Còn thiết kế theo quan điểm logic thì việc mở rộng hay xây thêm tính năng trên phần mềm đòi hỏi phải cân nhắc rất kỹ (vì khả năng ảnh hưởng đến các phần khác của hệ thống rất cao). 

Tuy nhiên, nhờ vậy mà anh mới quyết định chọn S3, bởi chính quan điểm thiết kế đó, mới khiến cho quá trình quản lý của anh chặt chẽ hơn. Việc không thể thay đổi số liệu trong các báo cáo mà phần mềm cung cấp cũng là cực kỳ giá trị đối với nhà quản lý rồi. 

Anh chia sẻ thêm rằng S3 có 1 đặc điểm mà hiện nay ít có phần mềm nào đạt tới, đó là khả năng thích nghi với khá nhiều ngành nghề kinh doanh khác nhau từ quần áo, tạp hoá, quán ăn, thẻ cào… cho tới quản lý chung cư.

   

Chính điều này mới giúp anh chỉ sử dụng mỗi S3 mà có thể áp dụng cho cả các điểm bán lẻ, cũng như hệ thống phân phối sỉ của anh 1 cách rất đơn giản. Khi anh nhắc điều này, tôi mới nhớ đến trước đây cũng từng có 1 Khách hàng của mình sử dụng phần mềm cho cửa hàng tạp hoá, bỗng 1 thời gian sau lại đăng ký và sử dụng cho ban quản lý chung cư (thật ngộ nghĩnh). 

Hoá ra, chính khả năng thích nghi đó mới khiến cho S3 có thể phù hợp với anh, người đi xây hệ thống (với những sản phẩm và tính chất vận hành khác nhau). 

Sở dĩ có được đặc điểm này là vì phần mềm S3 được thiết kế theo quy trình quản lý kho và bán hàng chuẩn mực mà bất kỳ doanh nghiệp hay cửa hàng đều làm theo dù ý thức hay vô tình. Tức là việc hoạt động của phần mềm không phụ thuộc vào bất kỳ lĩnh vực hay ngành nghề nào, có chăng chỉ là mức độ quá chi tiết mà lĩnh vực hay ngành nghề đó đòi hỏi nhưng S3 hiện chưa đáp ứng được, ví dụ quản lý nguyên vật liệu quán ăn, hay quản lý nhiều đơn vị tiền trên hệ thống, v.v… 

Vậy rốt cuộc S3 đã đem lại giá trị gì cho hệ thống mà anh đang triển khai? 

Thứ nhất phải kể đến là việc tiết giảm chi phí vận hành.

   

Một mặt, việc sử dụng S3 sẽ hạn chế chi phí thuê nhân sự, chi phí đào tạo (training) và chi phí vận hành 1 đội IT có nhiệm vụ đảm bảo hệ thống sẽ vận hành ở mức tốt nhất. Mặt khác, việc sử dụng phần mềm sẽ hạn chế những sai phạm liên quan đến con người (càng ít yếu tố con người, sai phạm càng giảm thiểu), nếu quy ra tiền thì chắc sẽ không nhỏ. Ước tính có thể tiết kiệm từ 10-15% chi phí so với việc thuê nhân sự và đào tạo. Con số này đối với bạn có thể không nhiều ý nghĩa, nhưng đối với 1 hệ thống, thì đó chính là điều kiện để chiến thắng. 

Thứ hai, khả năng mở rộng cho các điểm bán khác diễn ra rất nhanh

   

Chỉ cần 1 vài thao tác tinh chỉnh đơn giản trên phần mềm và hướng dẫn sơ cho nhân viên về cách nhập liệu, xử lý giao dịch là họ có thể hiểu về cách vận hành chung của toàn bộ máy. Bên cạnh đó, nhân viên có thể sử dụng ngay công cụ hỗ trợ có sẵn trên phần mềm khi phát sinh vấn đề. 

Thứ ba, nhờ khả năng theo dõi hoạt động hệ thống bất kỳ lúc nào ngay trên S3, anh dư ra nhiều thời gian dành cho đi lại (giảm khoảng 30% thời gian đi lại), và tập trung vào những hoạt động khác giúp nâng cao doanh số của toàn hệ thống.

 

Chính những lợi ích này khi vận hành hệ thống, đã giúp anh sớm quyết định gắn bó và đồng hành cùng S3 đến nay. 

Thực sự thì đây chính là câu chuyện tuyệt vời nhất tôi được nghe từ khách hàng của mình, cảm nghĩ của anh tiếp thêm niềm tin cho chúng tôi để mang S3 đến với rất nhiều Khách hàng khác một công cụ quản lý độc đáo, đã chứng minh giá trị đích thực của nó với người làm kinh doanh. 

Bạn có muốn tận mắt chứng kiến điều đó? 

P/S: Hiện tại S3 đang vận hành rất tốt tính năng Gian hàng Facebook S3, rất nhiều anh chị đang kinh doanh online trên Facebook hay website đều rất hứng thú với công cụ mới mẻ mà S3 mang lại. Và trong thời gian tới đây, chúng tôi sẽ mang đến cho bạn 1 điều tuyệt vời khác. Hãy chờ nhé!